活動策劃初期應該如何規劃?

　　決定舉辦活動之后，而要進行活動構想以及成本的初步估算，確定有足夠的資金，并為活動撥出?？?。要明確活動的目的，確?；顒哟_實物有所值。接下來就可以對活動進行初期規劃。成都活動公司成都活動策劃公司表示，在此階段，如果公司沒有自己的活動策劃師，那么他們就需要決定是需要專業人士的幫助，聘請活動策劃公司、私人活動策劃師和公司自己的員工聯手，還是讓自己公司的員工直接與活動供應商合作，進行活動設計、預算管理、后勤管理、時間安排、活動的操辦以及活動的全程構思和精心安排。

　　在活動策劃大型活動時，人們通常想到的是“財”，而不是“才”?？蛻?― 不論是公司、非營利組織、社會團體還是結婚的新人 ― 應該知道在什么場合下礴要得到專業的幫助（其中包括公關專家、有創意的導演或制片人），來解決活動制作從創意到實施的過程中方方面面的問題。成都活動公司成都活動策劃公司表示，活動策劃人員絕對不應該將自己的工作僅僅看做是服務性行業，認為自己的工作僅僅是記錄下客戶的訂單。恰恰相反，他們應該使自己、使自己的公司、使整個活動策劃業成為商業銷售與營銷不可多得的寶貴工具，在設計、制作、舉辦活動，并使活動超凡脫俗、與眾不同，經過精心打造能夠達到并超出公司、工作和個人的既定目標等方面，成為企業客戶、非營利組織以及個人的得力助手。

　　不要把聘請活動策劃人員與活動顧問看做是金錢上的浪費，事實上，他們最后還能幫你省錢。如果請得及時恰當，情況尤其如此。例如，優秀的公關公司可以幫助你選定嘉賓名單，確保對客人的選擇恰到好處，他們還可以協助舉辦新聞發布，制作宜傳資料，使活動得到國內外媒體的宣傳報道。成都活動公司成都活動策劃公司表示，有創意的導演或專業的活動設計師可以提供活動設計的策略性概要，其中包括活動策劃、組織、協商等方面的內容以及具有點睛作用的小細節。

　　可以毫不夸張地說，在當今時代，活動策劃幾乎無所不能，而專業人士的加盟足以令客戶大開眼界。目前，成功利用空間的實例也不勝枚舉。例如，一家新高爾夫俱樂部使用了在太空打高爾夫的宇航員來慶祝其開張．某雜志用衛星從外太空拍攝擺放在沙漠中的巨型模型作為封面來慶祝其周年紀念。成都活動公司成都活動策劃公司表示，晚宴（也可以是早餐、午宴或雞尾酒會）水平的提高是指在空間高度方面 ― 晚宴活動的地點被安排在懸掛于距地面 50 米高處的平臺上（由起重機支撐），平臺可容納 22 位客人、 1 名廚師、 1 名侍應生以及 1 名樂師。這樣的餐會可以在世界任何地方舉辦，或者可以用來為活動安排一場架在空中的樂隊演奏．為新一屆設計大賽，或者為獲得某品牌獨家專賣的商戶制造味頭并吸引媒體宣傳報道，則可以選用建筑物外墻作為時裝秀的表演地點 ― 或者干脆把模特面向前懸垂下來?；顒拥闹谱魅嘶虺修k方能夠確保將活動的構想付諸實施，并負責確?；顒臃舷琅c安全的各項標準、相關證件齊備以及購買了相應的保險。

　　上述情況也同樣適用于活動策劃公司。他們也需要了解何時需要征詢專家意見、何處去聘請自由職業者以及如何去聘請，從而來擴大自己公司的實力。

　　沒有專業人士的加盟，可能會導致代價高昂的損失。成都活動公司成都活動策劃公司表示，假如你因為沒有相關的許可證、客人數量超出了房間容最或者不符合各項安全標準．而導致消防局前來取締你的活動，你的損失會有多大？假如你舉辦了盛大的活動，希望媒體能進行正面的宜傳報道，但是由于沒有人處理這方面的相關工作，那么你的損失會有多大？如果你的活動不能達到新穎、新奇、刺激的效果，媒體以客人紛紛中途退場來進行報道，你的損失又會是多大？公司應該清楚何時何地需要專業人士的幫助。金錢之“財”與明智之“才”孰輕孰重？關鍵是要把握好時機與場合。

　?。ㄒ唬┢髽I活動委員會或活動策劃小組

　　成都活動公司成都活動策劃公司表示，組建活動委員會或活動策劃小組，或者與企業活動委員會或活動策劃小組合作時，又或者在公司以贊助伙伴身份與非營利組織進行合作的情況下，與活動的組委會合作時，要盡量使各成員的技能、興趣范圍、時間安排與其職責范圍協調一致。例如，如果活動組委會成員是由銷售部員工組成，要求他們在不脫產的情況下，協助完成活動策劃，那么他們就不能在上班時間去進行活動會場的實地勘查、核意嘉賓名單等，而在每月的銷售業績統計期間、完成銷售任務的最后期限時，他們也可能會忙得抽不開身。如何安排活動策劃的時間 ― 如何擠出時間、節省時間的技巧在 《 活動策劃師的時間安排 》一書中有詳細介紹。確保不要讓銷售部員工感到措手不及、驚慌失措。

　　如果公司、組織機構等讓自己的員工來處理活動事宜，則必須指派專人出面與活動策劃公司或供應商聯系，以避免人多語亂、莫衷一是，令供應商無所適從，此外，確保批準各項支出的是有批準權力的人。

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　　活動類型的確定要視目標客人的情況而定。成都活動公司成都活動策劃公司表示，專業人士工作繁忙，或許不愿意抽出自己本應陪伴家人的有限時間去參加一次研討會，但是如果活動也邀請了他們的家人參加，他們也許會考慮接受邀請，例如，研討會安排了劇院的專場演出或者娛樂中心的包場活動。上午舉辦研討會的時候，他們的家人可以參加娛樂活動。中午會餐時全家會合，之后是放松時間，他們可以和家人一起參加娛樂活動。如果研討會準備的娛樂節目是劇院的專場演出或者是最火爆的現場演出的最佳座票，那么也可以先舉辦研討會，而餐前、餐后的聚會可以提高人們對娛樂活動的興趣。如果公司所安排的劇院專場演出是一票難求的歌壇小天后漢娜 · 蒙塔娜的現場演出門票或者太陽馬戲團的演出門票，那么他們這種圍繞家庭活動而舉辦的研討會必定能讓參加者趨之若鶩。某公司舉辦了一場相當成功的私人晚宴，晚宴在帳篷內進行，帳篷內還安排了雜耍與特技的空中表演。

　　舉辦公眾活動，如果想在活動正式開始之前請來媒體進行宜傳報道，以便吸引更多的客戶，那么就要尋找可以幫助他們實現此目標的公司來合作。例如，婚紗展如果想要吸引準備結婚的新人及其親朋好友來參加他們的活動，可以展出百萬美元打造的結婚蛋糕。和前面提到的豪華新書發布會一樣，可以請珠寶公司提供珠寶來裝飾豪華的結婚蛋糕。成都活動公司成都活動策劃公司表示，婚紗展、珠寶公司和結婚蛋糕設計師都能因提高了知名度而獲益匪淺。打造百萬美元結婚蛋糕的成本（安保、保險、勞務費）與其得到的豐厚回報相比則不值一提。

　?。ㄈr間安排

　　最理想的情況是用至少一年的時間來進行活動策劃，即使許多細節情況仍無法確定也是如此。當然，用一個半月的時間準備人數超過 1000 的高檔次大型活動并非不可能，但是這樣做通常會出現不盡人意的情況，例如，找不到最佳場地，無法提供最好的娛樂項目。成都活動公司成都活動策劃公司表示，如果可以提前活動策劃好，又何需退而求其次？

　　在確定活動策劃所需時間的問題上，要列出需要進行的各項工作，并擬訂其完成時間。成都活動公司成都活動策劃公司表示，謀定而思動。如何才能確?；顒拥膱A滿成功？以倒計時的方式用鉛筆在日歷上標注出擬訂的時間表。時間安排要留出佘地。進行多方調查以便確定各項工作實際所需要的時間。 《 活動策劃師的時間安排 》 一書詳細論述了如何在安排時間時留出浮動的空間，這些時間上的浮動適用于對工作與生活的安排，能消除最后期限所帶來的壓力。給自己留出充足的準備時間以使各項工作都能取得最圓滿的結果。成都活動公司成都活動策劃公司表示，哪些情況可能會令你無法如期完成工作，是最后期限前后矛盾，還是供應商因節假日而歇業？例如，印刷公司的假期通常安排在 7 月的后半月。因此，必須和供應商核對各項時間的安排，并將節假日計人時間表中。