活動策劃工作安排有哪些細節

　　就像作家有自己的劇本，作曲家有自己的樂譜，活動策劃人員也應該有自己的工作安排任務表。這些工具發揮著相同的功能。就如同一個動聽的故事一樣，它們都包括開頭、中間部分和結尾等主要部分。成都活動公司表示，每一個步驟都需要記錄下來，每個音符都需要安排在樂譜中它應該被演奏的位丑上。所有人都根據同一頁面上的指示進行操作，所有事情都安排得清晰明了，出現錯誤的幾率因此而大大降低，并消除了個人主觀上的一些偏差，減少灰色區域與紙漏的發生。注重細節會產生神奇的效果。

　　工作安排任務表被賦予生命之后，你就成為它們的指揮官。工作安排任務表是你活動策劃的核心，它涵蓋了活動策劃從始至終所有的一切。成都活動公司表示，需要專門有人來編制工作安排任務表，掌握列人工作表中的所有信息，此人必須是與供應商聯絡并完成計劃的唯一人選。指揮人員必須全面徹底地了解整個活動策劃——每一時刻、每個步驟、每個細節 ― 如同交響樂團的指揮、拍攝電影的導演。指揮人員的作用不是具體操辦活動策劃，也不是進行社會交際。每個參與者需要清楚地了解自己的角色與作用以及何時人場，這就需要有一個人來負責整個活動策劃的指揮與協調，以確保每個人都了解自己具體的角色。避免讓六七個木來聯系同一個供應商，否則就會埋下隱患，并且說明你缺乏專業能力，組織不當。

　　活動策劃日期即將到來的時候，或許你已經不再需要查看你的工作安排任務表，一切你．早已了然于胸。你就像樂團指揮一樣，在某一音符演奏出現錯誤的時候能夠清楚地識別出來。某一婚禮策劃人提前數月預訂了一處私人場所，準備為一位名流舉辦婚禮，結果在婚禮即將舉辦的十天前才發現新郎新娘原本計劃宣誓的草坪上修建了一個大游泳池和溫泉池。成都活動公司表示，這時該策劃人才驚訝地發現，要想在那里舉行婚禮，除非穿上防水裝備。策劃發生此類災難簡直無法想象，并且在婚禮舉行前十天才發現問題，策劃人也難辭其咎。制訂工作計劃表的目的便在于此——確保一切都安排就緒，避免意外狀況發生。最終，該策劃人想到了一個解決方案，但是采用新方案的代價又是多大呢？誰愿意承受這樣的壓力和所有額外的費用呢？有家活動策劃公司因為活動策劃管理不善而導致活動策劃虧損 5 萬美元，丟掉了賺得回頭客、樹立口碑的機會，損失了公司的商譽，并且不得不設法應付因活動策劃管理不善而大為 J 廟火的客戶：客戶因為該公司的活動策劃管理缺乏專業水準而準備一紙訴狀將該公司告上法庭。成都活動公司表示，我們所處的社會環境是一個法律意識極強的環境，因此，今天的活動策劃運作和現場執行必須進行全面記錄，以顯示策劃公司在活動策劃的方方面面都已經盡心盡力。你的工作安排任務表將在這方面助你一臂之力，并且讓你能夠提前查缺補漏，及時采取應對措施。

　　工作安排任務表就是信息指南，它能告訴供應商你希望活動策劃如何開展，明確說明合同的具體內容，并采用列舉項目的方式將內容展現出來，涵蓋各方達成一致的操作成本以及如何以你所期望的、符合活動策劃風格的方式安排活動策劃的各個要素。成都活動公司表示，工作安排任務表能夠確保一切安排由你決定，而不是你的供應商進行決策。如果由你的供應商來做決定的話，他們會選擇最利于他們但未必最有利于你的活動策劃開展方式，你又該如何應對呢？

　　例如，酒店通常設有配備甜點和咖啡的休息室，茶杯和杯托通常是分開登放的?；蛟S你希望茶杯和茶托能夠成套放在一起，并且擺放雅致，這樣客人一次就能拿到茶杯和茶托，而無須再跑兩趟。成都活動公司表示，為了體現雅致的風格，還可以將糖、牛奶和奶昔盛放在銀質器皿里，而不是盛放在塑料袋或紙袋內，同時旁邊還放置一個垃圾桶，以便客人能夠把包裝紙扔進桶中，而不是在桌子上亂丟亂放。此外，還可以在每個茶托上放置湯匙而不是塑料攪拌棒。

　　成都活動公司表示，必須事先明確對這些服務的要求，而不是臨時隨便進行處理。如果你喜歡使用方糖、紅糖或是白糖，或若已經談妥在總成本中包括了要使用棒棒冰糖或者沾涂巧克力的湯匙，那么你可以在工作安排任務表中列出這些物品 ― 其數量、成本、外觀、擺放方式，并具體說明在用餐或茶歇期間供應咖啡和茶飲的特定時間。對餐巾的處理也是如此?？梢允褂貌徒砑埫?？如果可以的話，應該使用什么質量、顏色、尺寸的餐巾紙？你希望如何擺放餐巾紙？是否需要按你的活動策劃風格要求擺放布質餐巾？在酒店編寫報價單和合同內容的時候，需提前通知他們這些信息，以便酒店能夠向活動策劃人員及時指出，所需要支付的勞務費、租金以及特殊花費等額外費用，所有這些細節都必須清楚地體現在工作安排任務表上，這樣酒店就可以安排工作人員進行相關布置。成都活動公司表示，上述甜點和咖啡休息室的例子僅僅是整個活動策劃中一個細微環節，如果將這個細微環節放大，比如說放大一百萬倍，活動策劃人員必須做好準備的原因也就不言而喻了。

　　酒店、活動策劃會場和活動策劃供應商希望能夠了解活動策劃的具體細節。有時，詳細的工作安排任務表可能有 100 多頁——這簡直像書一樣厚重。但這卻是一本他們必讀的“書”，因為他們知道，在活動策劃當天必須一切準備就緒。如果工作表將一切細節都交代清楚明白，那么他們也就毫無理由再說自己對某件事情一無所知。成都活動公司表示，如果星星燈串的配線需要使用特定的顏色（例如綠色或棕色而非紅色）來與周圍的環境協調一致，而且這一要求也體現在你最初的報價中，并列人合同，那么你必須在工作安排任務表中對這些要求做出明確說明。

　　要向酒店、活動策劃會場和活動策劃供應商強調，他們必須按照你的要求進行準備，否則你將不予接收。此外，一旦出現任何問題，他們必須提前通知，而不能到活動策劃當天才通知。成都活動公司表示，確保供應商通讀并認可工作安排任務表的一稿，收到了修訂后的工作安排任務表，并且與活動策劃當天負責協調指揮的活動策劃人員進行過前期接洽，要求他們必須有充裕的時間通知你可能出現的任何問題。通知供應商，你會指派工作人員執行或監督活動策劃的方方面面。明確負責監督具體工作的人員、負責檢查現場安排的人員到達現場的時間，確保一切按照工作安排任務表中的規劃進行布置安排。制作工作安排任務表的時候，重要的一點是要想象整個活動策劃的視覺效果。攝像機會拍到什么？客人們能看到什么？會產生什么樣的影響？氣氛渲染得如何？工作安排任務表就是一份按部就班的操作指南，幫助實現你甘折希望達到的效果。

　　工作安排任務表就是工作手冊。成都活動公司表示，所有供應商和主要參與者都應該事先收到一份初始工作安排任務表，通讀之后做出必要的變動。通常，供應商認為他們能夠了解活動策劃的總體情況，對于他們開展工作非常有益。例如，帳篷租賃公司希望了解餐飲公司將會攜帶什么東西到烹飪帳篷之中和帳篷搭建的時間，并據此安排工作人員，以便在餐飲公司進場之后，帳篷租賃公司的工作人員撤離，以免妨礙餐飲公司開展工作。這樣安排的優勢在于，餐飲公司卸載貨品的時候就不要再有帳篷租賃公司的工作人員留在現場。理想的情況是，在最初對場地進行巡查時，帳篷租賃公司和餐飲公司的人員都能來到現場，對工作安排任務表和最終計劃中討論過的事宜再次進行研究。成都活動公司表示，工作安排任務表應該寫明計劃的時間安排、物流和法律要求（例如煙火施放許可、保險等等），便于雙方遵守。如果計劃在此時尚未最終定稿，這次對工作安排任務表的研究可以在你制訂工作表時給你亮出一面紅旗予以鈴示，或者在帳篷租賃公司和餐飲公司收到詳細黔活動策劃總體藍圖之后向他們亮出紅旗給予提醒。

　　供應商察看過最初的工作安排任務表之后，針對一些相關問題與你共同進行細微改動，這時應該將修訂后的工作安排任務表發放給所有相關人士。在活動策劃布景工作正式開始的前幾天，安排相關方面進行前期會議，讓所有供應商及主要工作人員審查工作安排任務表的最終版本，確保一切要求都已經明確到位，并進行最后的演練。成都活動公司表示，前期會議最初是因在集體大會之前進行而得名，現在泛指一切活動策劃開始前的前期策劃會議。在活動策劃當天，活動策劃工作人員各司其職，開展現場監督活動策劃，確保一切按照工作安排任務表中描述的那樣按部就班地進行，并就出現的任何問題向總指揮匯報，由總指揮協調處理。